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IT in der Pandemie!

Titelbild - IT in der Pandemie zeigt eine junge Frau vor Flachbildschirmen

Nichts hat uns in den letzten Monaten so in Atem gehalten wie das Corona-Virus. Die Welt befindet sich immer noch im Ausnahmezustand. Das IT-Servicezentrum (ITS) wurde mit Herausforderungen konfrontiert, die vorher niemand für möglich gehalten hätte. Wie bringt man möglichst viele Beschäftigte von heute auf morgen ins Homeoffice? Wie kann Hardware beschafft werden, während die Nachfrage weltweit rasend ansteigt? Wie schafft man die technischen Voraussetzungen, um die Lehre einer ganzen Universität von heute auf morgen online möglich zu machen? Ein Rückblick.

Als im März 2020 die bayerischen Schulen und Kindertagesstätten geschlossen wurden, sind die ersten Beschäftigten ins Homeoffice gezogen. Von einem Tag auf den anderen mussten neue Laptops und Tablets beschafft und mit einer Basisinstallation versehen werden. Gleichzeitig schnellten die Preise für Hardware in die Höhe und verschiedenste Produkte waren auf einmal schwer verfügbar. Die Zugriffszahlen für Netzwerkzugänge von zuhause via VPN stiegen enorm an, sodass die Strukturen schnellstens ausgebaut werden mussten. Daten mussten von den Universitätsservern auf Homeoffice PCs transferiert werden. Der Netzwerkverkehr wuchs erheblich. Gleichzeitig wurde mehr Support benötigt, um Netzlaufwerke zu verbinden, E-Mailkonten einzurichten oder eine Webcam zu installieren. Auch wenn die Anlaufstelle in vielen Fällen der Erstkontakt für die Beschäftigten war, wäre es ohne die Kollegen:innen aus den anderen Arbeitsbereichen nicht möglich gewesen, das alles zu stemmen. "Das Zusammenspiel zwischen den Abteilungen war super" so Dr. Ronald Schönheiter, Leiter der ITS-Anlaufstelle.

Videokonferenzen sind heute Alltag

Bereits im April 2020 wurde der Vertrag mit dem Videokonferenz Anbieter Zoom seitens des Präsidenten der Uni Bayreuth unterschrieben. Innerhalb weniger Tage wurde in Zusammenarbeit mit der Uni Würzburg und in enger Abstimmung mit der Stabsstelle für IT-Recht der Universitäten der Account mit Blick auf Datenschutz und IT-Sicherheit konfiguriert. Bereits kurze Zeit später konnten Zugänge für rund 15.000 Nutzende bereitgestellt werden. Außerdem wurden Supportkanäle und Anleitungen für den Umgang mit Zoom zur Verfügung gestellt. Damit stand rechtzeitig zum Vorlesungsbeginn Zoom als ein wichtiges Tool für die Online-Lehre und Austausch bereit.

Einen wesentlich größeren Funktionsumfang bietet Microsoft (MS) Teams, welches im Juli 2020 zur Verfügung gestellt werden konnte. Während Anfang August 2020 Teams von nur rund 5.000 Personen genutzt wurde, sind es im Juli 2021 bereits 11.000. Teams wird wegen seiner vielfältigen Möglichkeiten besonders von Beschäftigten geschätzt. Mit seinem Zugriff auf Office 365 ist es bestens geeignet, um gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Um Teams und MS365 schnellstens verfügbar zu machen, wurde extra Personal aufgestockt. Ferner wurden individuelle Schulungen und Beratungen für Teams 365 durchgeführt.

Die Zugriffszahlen auf dem Panopto-Server explodierten zu Beginn der Pandemie geradezu. Nur da rechtzeitig neue Lizenzen angeschafft wurden, und die Server für Panopto direkt in der Server-Farm im ITS in Bayreuth stehen, konnte dem Ansturm standgehalten werden.

Auch viele Beschäftigte des ITS mussten ins Homeoffice ziehen, was für unsere bekannten Servicestellen einige Herausforderungen darstellte. Die Laptopsprechstunde wurde für den Parteiverkehr komplett geschlossen. Anfragen konnten dank etablierter Fernwartungs- Tools und Helpdesk dennoch gewährleistet werden. Die PC-Garage war während des kompletten Lockdowns vor Ort besetzt. Allerdings nur mit individueller Terminvergabe. Die Anlaufstelle war ebenfalls durchgängig besetzt und die Beschäftigten immer präsent. Trotz Pandemie.

Neben den unfassbar vielen Herausforderungen, die Corona für die Beschäftigten des IT-Servicezentrums bedeutete, wurden dennoch bestehende Projekte weiter vorangetrieben. So wurde Ende September der Dienst E-Mail Classic auf Exchange umgestellt. Im Januar 2021 wurde nach zeitintensiven Ausschreibungsverfahren und Verhandlungen ein neuer Rahmenvertrag zur Hardwarebeschaffung geschlossen und in einem Webshop umgesetzt.

Insgesamt war es ein Kraftakt für alle Beschäftigten, der noch immer anhält.


Wie sicher ist mein Passwort? – Ein Rückblick auf die Informationssicherheitswoche

Passwort im ITS Portal ändern

„Jetzt weiß ich genau, worauf es bei Passwörtern ankommt!“ bestätigten etliche Teilnehmende am Ende der Informationssicherheitswoche des ITS, die im Sommersemester 2021 vom 17. bis 21. Mai 2021 stattfand. Wahrscheinlich haben Sie sich die Frage „Wie sicher ist mein Passwort?“ auch schon öfter gestellt. Deswegen hat das ITS dieses Thema in einer kompakten Schulung aufgriffen. Die Referenten erklärten, wie Passwörter funktionieren und warum die Empfehlungen zu Passwörtern wie in der Passwortrichtlinie sinnvoll sind. Die rege Beteiligung an den Liveschulungen zeigte, wie wichtig dieses Thema den Nutzenden der Uni Bayreuth ist. Wenn auch Sie wissen wollen, wie sicher Ihr Passwort ist, können Sie sich die Schulung jederzeit auf dem Videoserver der Uni Bayreuth ansehen. Sie finden das Video auf dem Panopto-Server unter: www.its.uni-bayreuth.de/cybersecurity Auch eine englischsprachige Version steht im selben Ordner bereit. Die nächste Informationssicherheitswoche zum Thema: „Sichere Nutzung von Clouddiensten" findet im Wintersemester 2021/2022


e-Learning: neue Features für das Wintersemester 2021 / 2022

Moodle an der Universität Bayreuth im Wintersemester 2020/2021

Mit der Moodle Version 3.11, welche das ITS im September 2021 ins System einspielen wird, gehen einige Verbesserun- gen an bereits bekannten Funktionen einher. Unter anderem wird die H5P* Integration verbessert, eine Option hinzugefügt mehrere Kursinhalte zeitgleich herunterzuladen, die Quiz Aktivität optimiert, eine Barrierefreiheitsprüfung verfügbar sein und vieles mehr. Außerdem stehen den Lehrenden seit dem 19.07.2021 zwei weitere Aktivitäten zur Ausgestaltung ihrer Kurse zur Verfügung:

  Alternatives Forum

Seit einigen Jahren wird immer wieder der Wunsch an uns herangetragen, dass Studierende anonym Fragen im e-Learning stellen können. Diese Option wird mit dem Update im „Open Forum“ Plugin abgebildet werden. Das Forum wird zunächst als „Alternatives Forum“ parallel zum klassischen Moodle Forum als Aktivität verfügbar sein. Es ermöglicht, sofern es vorab vom Dozierenden konfiguriert wurde, Beiträge für die Kursteilnehmer anonym einzustellen. Außerdem besitzt es ein für mobile Geräte optimiertes Design.

  PDF-Annotation

Mit dem Plugin „PDF-Annotation“ können den Studierenden PDF-Dateien zur Verfügung gestellt werden, welche dann direkt im System von Lehrenden und Studierenden gelesen und kommentiert werden können. In den Kommentaren können dann zum Beispiel weitergehende Fragen zum Text gestellt oder über den Inhalt diskutiert werden.

  Nutzungsbedingungen

Abschließend wollen wir Sie noch an die Nutzungsbedingungen des Systems für Lernende erinnern. Lehrende, die im System Kurse anlegen möchten, können dies mit einer formlosen E-Mail an elearning@uni-bayreuth.de beantragen. Wir werden Ihnen dann zeitnah die Rolle „Kursverwalter*in“ zuweisen, welche Sie berechtigt, Kurse anzulegen.

Die in der Semesterstruktur des Systems angelegten Kurse werden nach einem Jahr in das Archiv verschoben und stehen dort weitere 4 Jahre zur Verfügung. Mit Ablauf dieser Frist wird der entsprechende Semesterbereich gelöscht. Für Kurse mit permanenten Inhalten, Meta-Kurse und Kurse von universitären Einrichtungen existieren weitere Kursbereiche, für die keine Löschfristen existieren.

*Software zum Erstellen von interaktiven Videos und Inhalten

All you can Read!

Herdt Skripte zu IT Themen über die Universitätsbibliothek downloaden

Der ideale Urlaubsschmöker sind sie vielleicht nicht. Aber die Skripte des Herdt Verlages gelten bei EDV Dozierenden als der Mercedes der IT-Schulungslektüre. Studierende und Beschäftigte der Uni Bayreuth können derzeit über 500 IT-Themen kostenfrei als PDF downloaden. Den Serienbrief in Word, Bildbearbeitung mit Photoshop oder Grundlagen in Excel-, kaum ein EDV Problem, zu dem es nicht ein hilfreiches Herdt Skript gibt.

Damit der Zugriff funktioniert, muss vorher für den Firefox Browser das UniBT Proxy Add-On installiert werden, das auf folgender Website angeboten wird:

https://laps.uni-bayreuth.de/proxy

Mit dem installierten Add-On erscheint oben rechts im Firefox Browser das Uni Logo, über das man mit einem Klick den Proxy an- und ausschalten kann. Nach der Anmeldung am Proxy mit BT Kennung und Passwort steht der gesamte Katalog der Herdt Website unter:

https://herdt-campus.com

zur Verfügung. Jedes gewünschte Skript kann dann aufgerufen und bei Bedarf als PDF heruntergeladen werden. Jetzt bräuchte man nur noch ganz viel Zeit zum Lesen. Aber auch hier kann die digitale Herdt Bibliothek vielleicht helfen. Neben EDV Materialien gibt es Lesestoff zu vielen anderen Fragestellungen des Berufs- und Studienalltags, zum Beispiel Zeitmanagement. Ein guter Einstieg in diese umfangreiche Wissenssammlung wäre deshalb sicher der Titel „Zeit erfolgreich nutzen- Mit dem richtigen Zeitmanagement zum Ziel“ zum Download unter:

https://herdt-campus.com/product/BP-Z

Viel Spaß beim Lesen!

In Bayern ganz oben!

lautet der Slogan der Stadt Hof. Ganz nach oben wechselt nun auch Dr. Heiko Schoberth, der nun bereits seit über 20 Jahren mit der Uni Bayreuth verbunden ist. Zum 01.07. diesen Jahres übernimmt er die Leitung des Rechenzentrums der Hochschule Hof.

Dr. Heiko Schoberth begann seine Karriere an der Universität Bayreuth mit einem Studium der Physik. Es folgte eine Anstellung als Wissenschaftlicher Mitarbeiter am Lehrstuhl für Physikalische Chemie II. Nach seiner Promotion an der RWTH Aachen übernahm er die Stelle als Akademischer Rat am Lehrstuhl MPS an der Fakultät für Ingenieurwissenschaften.

Im Jahr 2016 wechselte er an das IT Servicezentrum. Sein erstes Projekt wurde die Neugestaltung der Website, sowie die redaktionelle und optische Überarbeitung der Außendarstellung. Dazu zählt der Jahresbericht, Newsletter sowie verschiedene Anleitungen und Erklärungen für Beschäftigte und Studierende. Die Themen reichen vom WLAN Zugang für das Handy bis hin zur IT Sicherheit oder dem Umgang mit Diensten wie MyFiles und E-Mail.

Zusätzlich übernahm Herr Dr. Schoberth ab 2017 als hauptverantwortlicher Ansprechpartner das E-Learning System Moodle. Hier setzte er zahlreiche Impulse für die Digitalisierung der Lehre an der Universität Bayreuth. Beispielsweise die Integration von Turnitin zur Erkennung von Plagiaten. Ein weiterer Meilenstein war im Dezember 2018 die Einführung der UniNow App, sowie die technische Unterstützung der Fakultät RW bei der Einführung von Fernprüfungssoftware WiseFlow.

Als im Pandemiejahr 2020 die Welt scheinbar aus den Fugen geriet, schaffte Dr. Heiko Schoberth aus dem Stand die technische Grundlage für ein rein online basiertes Semester. Mit unermüdlichem Engagement übernahm er die Administration der Zoom Zugänge für Studierende und Beschäftigte, sorgte durch eine Erweiterung der UniNow App für die Kontaktdatenerfassung und gestaltete in Zusammenarbeit mit der Zentralen Technik die Checkin Plakate an den Hörsälen und Seminarräumen.

Ein weiteres Steckenpferd wurde der Bereich Inhouse Schulungen innerhalb des ITS. Die abwechslungsreichen und intensiven Seminare für Führungskräfte und Beschäftigte weckten auch großes Interesse bei Teilnehmer*innen aus anderen Bereichen der Universität. Und es sind nicht wenige, die damit die Grundlagen geschaffen haben, sich für weitere Führungsaufgaben zu qualifizieren.

Wir sind natürlich ein kleines bisschen stolz, dass ein Mitglied aus dem Team des IT-Servicezentrums die Gelegenheit zu einem solchen Karriereschritt bekommen hat und wünschen Herrn Dr. Heiko Schoberth alles Gute „da oben“. Gleichzeitig hoffen wir, dass er der Universität Bayreuth verbunden bleibt und wir künftig bei dem einen oder anderen IT-Projekt enger mit dem Hofer Team zusammenarbeiten können

Termine

CMS Grundlagenschulung

Aufgrund der Kontaktbeschränkungen bieten wir die CMS Grundlagenschulung momentan nur per Videokonferenz an. Sie benötigen dazu einen internetfähigen Computer mit Mikrofon (Video nicht zwingend notwendig) und können auch vom Home-Office aus teilnehmen. Es ist nicht notwendig, ein bestimmtes Programm herunterzuladen. Sie erhalten mit Ihrer Anmeldebestätigung einen Einladungslink von uns per E-Mail.

Onlineschulung:

  • Montag, 27. September 2021 von 9:30 – 11:00 Uhr

Melden Sie sich bitte für die Onlineschulung im e-Learning-Kurs an.

IMPRESSUM:

Herausgeber:
IT-Servicezentrum
Universität Bayreuth
Universitätsstraße 30
95447 Bayreuth

Leitender Redakteur: Oliver Gschwender
Autoren: Oliver Gschwender, Ralf Stöber, Nikolai Jahreis, Claudia Willer



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Verantwortlich für die Redaktion: Oliver Gschwender.