FAQ zu MS Teams und Zoom

Alle Accounts bleiben weiterhin bei Zoom bestehen. Wir haben am 05.04.2022 die Lizenzen allen Accounts entzogen, wodurch diese mit der „Basic-Lizenz“ weiter verfügbar sind. Alle ihre Einstellungen und Meetings sind damit weiterhin verfügbar. Die Meetings obliegen aber immer den zum Zeitpunkt des Meetings für Ihren Account gültigen Lizenzbeschränkungen. Alle neu angelegten Accounts erhalten ebenfalls eine Basic Lizenz.

Ein Basic-Benutzer mit einem Basic-Abo kann Meetings mit bis zu 300 Teilnehmer:innen veranstalten. Sollten drei oder mehr Teilnehmer:innen an einem Meeting teilnehmen, läuft die Sitzungszeit nach 40 Minuten ab. Diese Funktionen sind allerdings nicht Teil einer Lizenzvereinbarung zwischen Zoom und der Universität Bayreuth und könnten jederzeit unilateral von Zoom angepasst werden.

Zoom hat uns informiert, dass die Sitzungszeitbeschränkung von 40 Minuten ab dem 06. Juli 2022 für alle Meetings unabhängig von der Teilnehmerzahl Anwendung findet.

Die Universität stellt weiterhin jeder Professur eine Meeting 300 Lizenz zur Verfügung diese kann grundsätzlich jeder Nutzerkennung der Einrichtung zugewiesen werden.

Zusätzlich wird eine geringe Anzahl an größeren Lizenzen Meeting 1000 und Webinar 1000 angeschafft. Diese Lizenzen werden jeweils für Veranstaltungen zugewiesen. Sie können diese Lizenzen jeweils über zoom@uni-bayreuth.de anfragen. Wir besprechen das weitere vorgehen dann mit Ihnen.

Für die Angabe, wer die Lizenz ihrer Einrichtung erhalten soll, verwenden Sie bitte folgendes Formular: https://forms.uni-bayreuth.de/. Bitte beachten Sie, dass ein hin- und herverschieben der Lizenz im Rahmen der Lizenzvereinbarung nicht vorgesehen ist.

Dies kommt auf die Struktur Ihres Lehrstuhls und Ihrer Lehre an. Sie können die Lizenz auf sich selbst als Lehrstuhlinhaber:in zuweisen oder Sie beauftragen eine andere Person, die Zoom-Veranstaltungen für Sie anlegt und die Meetings für Sie startet. Über den Hostschlüssel können Sie in einem solchen Meeting dann die Host Rechte übernehmen.

Eine Migration von Meetings zwischen zwei Accounts ist grundsätzlich möglich.

Aufgrund des großen Aufwands ist es aber nur in begründeten Einzelfällen möglich. Ein Beispiel für einen solchen Fall wäre ein bereits in der Fläche öffentlich bekannt gemachter Teilnahmelink für eine Konferenz oder Tagung.

Die Migration der Meetings erfordert außerdem die Löschung des Accounts, wodurch dessen Einstellungen verloren gehen.

Wenn ein solcher Fall bei Ihnen zutrifft, melden Sie sich bitte bei zoom@uni-bayreuth.de.

Für die Verwendung der Räume mit einer zentral verwalteten Videokonferenzanlage wird auch in Zukunft Zoom verfügbar sein. Die Anlagen können weiterhin auch mit dem DFNConf Service verwendet werden.

Für zusätzliche Zoom Meeting 300 Lizenzen werden in Zukunft 50 € / Jahr und Lizenz verrechnet. Die Lizenzen sind dabei jeweils bis zum April 2023 gültig, unabhängig davon, wann diese beschafft wurden.

Zur Beschaffung der Lizenzen verwenden Sie bitte das folgende Formular: https://forms.uni-bayreuth.de/ 

Nach der Zuweisung der Lizenz wird Ihnen dies von uns bestätigt.

Mit Einschränkungen ist es möglich zwei gleichzeitige Meetings zu starten. Dabei müssen aber beide Meetings durch den Meeting-Host bzw. Lizenznehmer gestartet werden. Weiterführende Details entnehmen Sie am besten dem folgenden Zoom Support Artikel:www.support.zoom.us

Nein! Es handelt sich um personengebundene Accounts, die nicht aufgeteilt werden dürfen.

Melden Sie sich im Zoom Web Portal an.
Klicken Sie im Navigationsfenster auf Profile (Profil).
Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Meeting.
Wählen Sie das Augensymbol  neben Ihrem Hostschlüssel aus, um die aktuelle 6-stellige PIN anzuzeigen.

Damit ein Meeting durch einen Basis lizensierten Account gestartet werden kann, müssen zwei spezifische Einstellungen für das Meeting gesetzt werden. Diese Stellen sicher, dass das Meeting auch ohne Host gestartet werden kann.
Zu setzende Einstellungen:

• Sicherheit → Warteraum: Muss deaktiviert sein
  
• Optionen → "Teilnehmern die Teilnahme erlauben Jederzeit": Muss aktiviert sein

Eine Anleitung zum Freischalten Ihrer M365-Lizenz finden Sie unter:

https://laps.uni-bayreuth.de/category/2-office-365

MS-Teams wird in der Microsoft-Cloud und Exchange wird lokal an der Universität betrieben. Beide Dienste greifen auf eine eigene unabhängige Rollen- und Rechtebasis zu, die technisch nicht abgeglichen werden kann. Für diese Konstruktion gibt es gute Gründe, die mit der Informationssicherheit und dem Datenschutz zusammenhängen und dies macht in der Regel auch keine Probleme. Bisher fällt die Trennung bei Kalendereinträgen auf, die jeweils im anderen Dienst nicht sichtbar sind.

So ist es beispielsweise zwar möglich, einen Kalendereintrag in einem frei gegebenen Kalender einer anderen Person zu erstellen und auch weitere Personen einzuladen. Es ist aber nicht möglich, in diesem Fall auch noch automatisch eine Teams-Sitzung zu erstellen. Dies muss separat geschehen, anschließend kann der erzeugte Teams-Link erzeugt werden und in die Einladung kopiert werden.

Wählen Sie im Teams-Client in der linken Leiste die App Kalender aus.
Wählen Sie nun “Neue Besprechung” und geben Sie hier die gewünschten Daten ein.

Planer einer Besprechung können Gruppenräume in Microsoft Teams über den Desktop-Client erstellen. Über die Raumeinstellungen können jedem Raum Teilnehmer:innen zugewiesen werden – entweder automatisch, wenn es schnell gehen soll oder manuell, wenn konkrete Gruppen vorgesehen sind. Insgesamt können dabei bis zu 50 Räume erstellt werden

Eine Videoanruf/Audioanruf ermöglicht den sofortigen Aufbau einer Kommunikationsverbindung.

Eine Besprechung ist für mehr als zwei Personen. Hierfür wird in Teams ein eigener Besprechungschat mit weiteren Funktionen erstellt. Des Weiteren wird bei einer Besprechung ein Link zur Teilnahme erstellt.

Mit "Nur anzeigen" können bis zu 20.000 Teilnehmer als Zuhörer an einer Besprechung teilnehmen.

Wählen Sie im Teams-Client in der linken Leiste die App Kalender aus.
Wählen Sie nun “Neue Besprechung” und geben Sie hier die gewünschten Daten ein.

„Bitte Termin im Feld „Empfänger“ mit einer beliebigen Mailadresse anlegen. Es kann auch niemand@uni-bayreuth.de sein. Das Feld darf nur nicht leer bleiben.“

Die Infos zum beantragen eins Teams finden Sie unter:
​https://forms.uni-bayreuth.de/formcycle/form/alias/1/MicrosoftTeams/